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Forderungsmanagement Definition: Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement bezeichnet das organisierte Mahnwesen zur Absicherung gegen Zahlungsausfälle. Es zählt zum innerbetrieblichen Rechnungswesen, kann aber auch ausgelagert werden. Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Liquidität eines Unternehmens sicherzustellen und das Eigenkapital zu erhöhen, indem Zahlungsausfälle durch offene Forderungen reduziert werden. Dazu werden verschiedene Maßnahmen getroffen, um offene Forderungen aus unbezahlten Rechnungen einzuholen.


Was gehört zum Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement kommt nicht erst ins Spiel, wenn bereits Zahlungen versäumt wurden, sondern sollte in Ihrem Unternehmen schon vorher eine wichtige Rolle spielen. Mit einer Bonitätsprüfung prüfen Sie vor großen Aufträgen die Zahlungsfähigkeit Ihrer Geschäftspartner und sichern sich so schon im Vorfeld gegen fehlende Liquidität ab. Zum Forderungsmanagement gehört außerdem das Ordnen, Registrieren und Organisieren von offenen Zahlungen. So behalten Sie den Überblick und können bei Zahlungsverzug sofort reagieren.

Tritt dieser ein, ist es Teil des Forderungsmanagements, den Rechnungsempfänger in Form eines Mahnschreibens an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Wird es weiterhin versäumt, die offenen Forderungen zu begleichen, wird ein Mahnverfahren beim Mahngericht beantragt. Auf den gerichtlichen Mahnbescheid, bei dem die Geldforderung zunächst noch ohne Klageerhebung vollstreckt wird, folgt anschließend der gerichtliche Vollstreckungsbescheid, sollte immer noch keine Zahlung erfolgen.

Folgende Punkte sind ebenfalls wichtige Instrumente des Forderungsmanagements:

Forderungsausfallversicherung

Mit dieser Versicherung sind Sie auf der sicheren Seite, um sich vor vollständigen Forderungsausfällen z. B. im Falle einer Insolvenz des Rechnungsempfängers zu schützen, denn damit erhalten Sie Ersatzzahlungen. Die Forderungsausfallversicherung kann auch mit Bonitätsprüfungen und Inkasso kombiniert werden.

Factoring

Wenn Sie nicht warten wollen, bis Zahlungen überfällig werden, können Sie auch Ihre Forderung direkt nach der Rechnungsstellung an eine Factoring-Gesellschaft verkaufen. Diese übernimmt für Sie die Prozesse wie Rechnungsstellung und Mahnwesen. Darüber hinaus sind Forderungsausfälle bereits mit abgesichert, sodass eine Ausfallversicherung nicht abgeschlossen werden muss.

Inkasso

Wenn das Mahnwesen keinen Erfolg bringt, kommt es zum Inkasso. Dazu können auch externe Inkasso-Firmen beauftragt werden, die die Schulden einfordern. Dabei werden die Forderungen vom Inkasso-Unternehmen treuhänderisch verwaltet.

Welche Vorteile bietet ein effizientes Forderungsmanagement?

Für Ihr Unternehmen entstehen durch offene Rechnungen Risiken, denn bis diese beglichen werden, müssen Sie die Forderungen selbst zwischenfinanzieren. Um die Ausfallquoten und die Gefahr einer zwischenzeitlichen Insolvenz des Schuldners zu verringern, sollten Sie unbedingt und vorausschauend auf ein effizientes Forderungsmanagement setzen.

Geringere Zinsen

Wenn Sie sofortige Liquidität erhalten, wird die Inanspruchnahme von Krediten oder Kreditlinien möglicherweise vermieden und Sie sparen die Zinsen.

Umfassender Überblick

Mit dem Forderungsmanagement behalten Sie den Überblick über Bonitäten der eigenen Kunden, offene Forderungen, die Einhaltung von Zahlungsfristen und können fristgerecht Mahnverfahren durchführen.

Steigerung des Jahresgewinns

Indem Sie weniger Forderungsausfälle haben, erhöhen sich Ihr Jahresgewinn, Ihre Eigenkapitalquote und Ihre Umsätze.

Schnellere Rückzahlungen

Durch Klauseln zur Zahlung, die durch das Forderungsmanagement bereits im Vertrag geregelt werden, können Sie die Zahlung von Rechnungen beschleunigen.

Störungsfreie Betriebsabläufe

Ihre Betriebsabläufe werden mit einem Forderungsmanagement störungsfrei am Laufen gehalten. So gewinnen Sie Zeit und können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Stärkung der Bonität

Bezahlte Rechnungen und weniger Ausfallquoten verbessern die Bonität, Liquidität und das Bankenrating Ihres Unternehmens.

10 Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement

Mit unseren folgenden 10 Tipps können Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern und so für noch mehr Effizienz und Liquidität sorgen.

01

Sparen Sie Zeit, indem Sie digitale Prozesse in Ihrem Rechnungswesen nutzen. Neben der Zeitersparnis sorgen die Automatisierungsmöglichkeiten für eine effizientere Organisation Ihrer Geschäftsprozesse.

02

Führen Sie schon vor Geschäftsabschluss eine Bonitätsprüfung Ihres potenziellen Geschäftspartners durch. Sehen Sie dafür Schuldner- und Handelsregister sowie Jahresabschlüsse ein. Entscheiden Sie sich für Factoring, übernimmt das der Factoring-Anbieter für Sie automatisch.

03

Einigen Sie sich auf Abschlagszahlungen, wenn beispielsweise Ihre Ware nach und nach geliefert wird oder eine Dienstleistung über mehrere Monate ausgeführt wird. Mithilfe dieser Anzahlungen können Sie gewisse Kosten bereits abdecken, sodass ein potenzieller Forderungsausfall oder Fristüberschreitungen weniger Auswirkungen auf Ihren Betrieb haben.

04

Nutzen Sie Factoring als Form der Finanzierung, um Ihre Liquidität zu steigern. Durch den Verkauf von offenen Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft erhalten Sie fällige Beiträge innerhalb kurzer Zeit vom Factor ausgezahlt. Die Factoring-Gesellschaft übernimmt für Sie die Bonitätsprüfung und das Mahnwesen.

05

Legen Sie in den Verträgen mit Geschäftskunden Fälligkeitsklauseln fest, die das Zahlungsziel bzw. den Zahlungstermin beinhalten. Auch Mahn- oder Inkassokosten können Sie dort bereits ankündigen. Für noch schnellere Zahlungseingänge werben Sie beispielsweise auch mit Skonto.

06

Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen prüffähig sind und die Fälligkeit der Zahlung, den Umfang und die Art der Leistung sowie vereinbarte Zahlungsmodalitäten enthalten. Erstellen Sie Ihre Rechnungen immer zeitnah, damit diese umgehend bezahlt werden können.

07

Legen Sie von vornherein fest, welche Zahlungsmodalitäten Ihre Kunden nutzen können, damit die Zahlungsbedingungen transparent sind und keinesfalls zu nicht gezahlten Rechnungen führen.

08

Kontrollieren Sie stets die Zahlungseingänge und mahnen Sie Ihre Kunden sofort an, wenn Zahlungsausfälle auffallen. Mit dem richtigen Überblick können Sie noch schneller auf ausbleibende Zahlungen reagieren und das Ausfallrisiko senken.

09

Führen Sie auf Ihren Mahnschreiben immer das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum, die Höhe der offenen Forderungen sowie die neue Zahlungsfrist an.

10

Wenn es trotz Bonitätsprüfung zu Zahlungsausfällen kommt, schützt Sie eine Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung oder das Factoring über einen seriösen Anbieter.

Häufige Fragen zum Forderungsmanagement

Begleicht ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist, spricht man von Zahlungsverzug. Die Zahlungsfrist kann dabei variieren. Sie umfasst, wenn sie nicht anders festgelegt wurde, 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Verbraucher müssen Sie in Ihrer Rechnung darauf und auf die Folge des drohenden Verzugs besonders hinweisen, Geschäftskunden benötigen einen Hinweis auf die 30 Tage Zahlungsfrist nicht zwingend.

Inkasso tritt dann ein, wenn bereits Forderungen einzutreiben sind und Mahnungen nicht fruchten. Dabei unterstützen oft Inkasso-Unternehmen, die Zahlungen einfordern, an die bereits mehrfach erinnert wurde. So werden Zahlungsausfälle verhindert, indem vorgerichtliche und gerichtliche Maßnahmen eingeleitet werden.

Forderungsmanagement dagegen umfasst das gesamte Mahnwesen, wovon Inkasso ein mögliches Instrument ist. Dazu gehören aber bereits Maßnahmen wie die Bonitätsprüfung und das Organisieren sowie Kontrollieren offener Zahlungen, die schon im Vorfeld Zahlungsverzüge verhindern sollen.

Egal wie groß ein Unternehmen ist, ausstehende Forderungen wirken sich immer negativ auf seine Liquidität aus. Sobald Sie also viele Kunden haben und große Summen in Ihren Geschäftsprozessen zum Tragen kommen, sollten Sie sich um eine ausreichende Sicherung kümmern, um nicht auf offenen Rechnungen sitzen zu bleiben. Aber auch für kleinere Unternehmen eignet sich das Forderungsmanagement, da die Abhängigkeit von einzelnen Kunden größer ist und ein Ausfall eines oder weniger Kunden daher schnell existenzbedrohend werden kann. Ein Forderungsmanagement eignet sich deshalb für jede Unternehmensgröße, egal ob B2C oder B2B, Mittelstand, großer Konzern oder Einzelunternehmer. Auch Factoring als ein Baustein des Forderungsmanagements lohnt sich für viele Unternehmen. Prüfen Sie in unserem Factoring-Check, ob Ihr Unternehmen für Factoring in Frage kommt!

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