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Rechnung schreiben als Unternehmen – so geht`s richtig!

Lesezeit: 5 Min

Die richtige Rechnungsstellung an den Kunden ist die Grundader, durch die jedem Unternehmen die notwendige Liquidität zufließt. Vom Kleinunternehmer bis zum Konzern taucht daher immer wieder die Frage auf, wie man Rechnungen korrekt erstellen und versenden sollte, um nicht zuletzt auch vor dem Finanzamt als seriöses Unternehmen wahrgenommen zu werden. Schließlich ist eine korrekte Rechnungsstellung auch die Voraussetzung, um die Umsatzsteuer richtig abrechnen zu können. Hier also ein kleiner Guide für das Erstellen der richtigen Rechnung, um Rechtssicherheit in die eigene Buchhaltung zu bringen.

Wann müssen Unternehmen eine Rechnung schreiben?

Prinzipiell gilt: Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Unternehmen verpflichtet, für eine Leistung an ein anderes Unternehmen - also einen Kunden oder Lieferanten - innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Dieser Zeitraum für die Rechnungsstellung ist schon deshalb wichtig, da er zusammen mit den notwendigen Pflichtangaben für Kunde und Rechnungssteller die korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung ermöglicht. 

Fegefeuer Betriebsprüfung: Korrekte Rechnungen erstellen

Gerade Kleinunternehmer und Einzelkämpfer ohne Steuerberater geraten gerne in die Falle, inkorrekte Rechnungen von Kunden oder Lieferanten nicht zu monieren. Das kann fatale Folgen haben, denn nur korrekt ausgestellte Rechnungen können für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Viele Kleinunternehmer ignorieren diesen Umstand gerne im stressigen Tagesgeschäft und reichen daraufhin fleißig fehlerhafte Rechnungen ein. Im schlimmsten Fall fällt dies dann erst bei der Betriebsprüfung auf und die Vorsteuer muss aufgrund von Formfehlern an das Finanzamt zurückerstattet werden. In diesem Sinne: Eine eingehende Prüfung von Lieferanten-Rechnungen ist also enorm wichtig - vom Kleinunternehmer bis zum Konzern. 

Online oder Papier: Wie schreibe ich die Rechnung?

Auch im Bereich der Buchhaltung hat die Digitalisierung Einzug gehalten, sodass neben der Rechnung in Papierform mittlerweile auch die digitale Übersendung als Online-Rechnung per PDF möglich und üblich ist. Übrigens: Bereits 2012 hat das Finanzministerium hierzu klargestellt, dass die elektronische Rechnung nicht digital signiert werden muss und der vorher bestehende Zwang zur Signatur auch rückwirkend entfällt.

Rechnung selber schreiben oder Software nutzen?

Während das Schreiben der Rechnung in der Buchhaltung in der Prä-Online-Zeit üblicherweise „von Hand“ erledigt wurde, ist heute zumindest in modernen und größeren Unternehmen ein professionelles Rechnungsprogramm wie lexoffice oder sevdesk üblich. Gängige Software bringt dabei neben rechtssicheren Vorlagen auch den Vorteil der Automatisierung serienmäßig mit. Das spart Zeit und somit auch Geld. Einen guten Überblick der Software-Optionen in verschiedenen Preislagen von kostenlos bis Premium gibt es hier und hier. Natürlich gibts auch kostenlose Rechnungsvorlagen im Netz - allerdings sollte man stets einen Blick auf den Anbieter werfen, um sich nicht im Zweifelsfall einen Virus oder ein Abo durch eine Hintertür in den Betrieb zu holen.

Rechnung schreiben: Was sind die Pflichtangaben?

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift"
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wie muss eine "fortlaufende Rechnungsnummer" aussehen?

Gerade beim händischen Erstellen der Rechnung ist die Frage nach der "fortlaufenden Rechnungsnummer" ein Klassiker. Software-Lösungen bieten hier bereits die richtige Vorlage. Wichtige Grundlage: Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Alles andere wäre ein Fehler und kann unangenehme Fragen bei der Betriebsprüfung nach sich ziehen (s.o.). Dennoch ist laut Abschnitt 14.5. Abs.10 UStAE eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend. Beim Schreiben der Rechnung ist trotzdem zu beachten, dass ein Bruch der fortlaufenden Systematik nachvollziehbar erklärt werden kann, um nicht den Eindruck der Willkür zu erzeugen. Auch Buchstaben dürfen innerhalb der Systematik verwendet werden. Sogenannte Nummernkreise können überdies als zusätzliche Zuordnungskriterien für zeitliche, geografische oder organisatorische Kennungen verwendet werden.

Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Unternehmer, Selbständige und Kleinunternehmer müssen die von ihnen ausgestellten Rechnungen für den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtiger Hinweis hierzu: Sollten Sie Rechnungen auf Thermopapier erhalten haben, müssen diese rechtzeitig kopiert werden, um die Voraussetzung der Lesbarkeit innerhalb der 10-Jahresfrist zu erfüllen. Denn: Was nicht lesbar ist, kann auch nicht geprüft werden. 

Rechnung schreiben: Mit Factoring auf der sicheren Seite

Auch wenn Sie Rechnungen schreiben, die im Sinne der Rechnungsstellung vollkommen korrekt sind, kann es doch einige Zeit dauern, bis Ihr Kunde bezahlt. Falls er nicht sogar zahlungsunfähig ist und auch das Schreiben und Versenden einer Mahnung nicht den erhofften Zahlungseingang bringt. Mit einem Factoring-Vertrag sind Sie auch für dieses Worst-Case-Szenario bestens aufgestellt, denn in diesem Fall greift der serienmäßige Ausfallschutz eines echten Factorings. Und: Schon beim Schreiben der Rechnung können Sie sich über einen sofortigen Zahlungseingang und neue Liquidität freuen. 

Modernes Debitorenmanagement dank Factoring 

Gerade in den vergangenen Jahren hat sich Factoring als modernes und effektives Finanzierungswerkzeug in vielen Branchen und für jede Unternehmensgröße - vom Selbständigen über den Kleinunternehmer bis zum Konzern - durchgesetzt. Dementsprechend gibt es auch für jede Anforderung das richtige Factoring-Produkt. Vom schnellen und diskreten Factoring on demand bis zum ausgewachsenen Full-Service-Factoring mit allen Vorteilen dieser Finanzdienstleistung. Ein ausgelagertes Debitorenmanagement ist dabei nur ein Service, den Sie mit Factoring erhalten. Die Sicherheit von verlässlich eingehender Zahlung ist dabei sicherlich der wertvollste Benefit. Auch für Sie?

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