Rechnung schreiben als Unternehmen – so geht`s richtig!

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Die richtige Rechnungsstellung an den Kunden ist die Grundader, durch die jedem Unternehmer die notwendige Liquidität zufließt. Vom Kleinunternehmer bis zum Konzern taucht daher immer wieder die Frage auf, wie man Rechnungen entsprechend korrekt erstellen und versenden sollte. Schließlich ist eine korrekte Rechnungsstellung auch die Voraussetzung, um die Umsatzsteuer nach dem UStG richtig abrechnen zu können. Hier also ein kleiner Unternehmer-Guide für das Erstellen der richtigen Rechnung, um Rechtssicherheit in die eigene Buchhaltung zu bringen.

Definition: Was ist eine Rechnung?

Die sogenannte Rechnung - früher auch "Faktura" nach dem lateinischen Ursprung "factura" genannt - stellt ein Finanzbeleg dar, mit dem ein Unternehmer seinen Kunden (Leistungsempfänger) über das Entgelt einer Leistung, also gelieferte Waren oder Dienstleistungen, informiert. Neben ihrer Bedeutung für das Umsatzsteuergesetz (UStG) hat die Rechnung eine zivilrechtliche und betriebswirtschaftliche Bedeutungsebene. Durch sie ist der Rechnungsempfänger zum Beispiel in der Lage, eine Überprüfung der Forderung vorzunehmen. Neben der Steuernummer enthält eine korrekte Rechnung eine Reihe von Pflichtbestandteilen (s.u.), die es einzuhalten gilt.

Wann müssen Unternehmen eine Rechnung schreiben?

Prinzipiell gilt: Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Unternehmen verpflichtet, für eine Leistung an ein anderes Unternehmen - also einen Kunden oder Lieferanten - innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Dieser Zeitraum für die Rechnungsstellung ist schon deshalb wichtig, da er zusammen mit den notwendigen Pflichtangaben für Rechnungsempfänger und Rechnungssteller die korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung UStG ermöglicht.

Fegefeuer Betriebsprüfung: Korrekte Rechnungen erstellen

Gerade Kleinunternehmer und Einzelkämpfer ohne Steuerberater geraten gerne in die Falle, inkorrekte Rechnungen von Kunden oder Lieferanten nicht zu monieren. Das kann fatale Folgen haben, denn nur korrekt ausgestellte Rechnungen können für den Vorsteuerabzug nach UStG geltend gemacht werden. Viele Kleinunternehmer ignorieren diesen Umstand gerne im stressigen Tagesgeschäft und reichen daraufhin fleißig fehlerhafte Rechnungen ein. Im schlimmsten Fall fällt dies dann erst bei der Betriebsprüfung auf und die Vorsteuer muss aufgrund von Formfehlern an das Finanzamt zurückerstattet werden. In diesem Sinne: Eine eingehende Prüfung von Lieferanten-Rechnungen ist also enorm wichtig - vom Kleinunternehmer bis zum Konzern.

Die Rechnung im digitalen Zeitalter

Auch im Bereich der Buchhaltung hat die Digitalisierung Einzug gehalten, sodass neben der Rechnung in Papierform mittlerweile auch die digitale Übersendung von elektronischen Rechnungen als sogenannte E-Rechnung per PDF an den Leistungsempfänger entsprechend möglich und üblich ist. Übrigens: Bereits 2012 hat das Finanzministerium hierzu klargestellt, dass die elektronische Rechnung nicht digital signiert werden muss und der vorher bestehende Zwang zur Signatur auch rückwirkend entfällt. Für die E-Rechnung gilt dabei folgendes:

Der Rechnungsempfänger muss der E-Rechnung entsprechend zustimmen
Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (z. B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
Menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein
Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein
Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug nach UStG müssen vorhanden sein

Rechnung selber schreiben oder Software nutzen?

Während das Schreiben der Rechnung in der Buchhaltung in der Prä-Online-Zeit üblicherweise „von Hand“ erledigt wurde, ist heute zumindest in modernen und größeren Unternehmen ein professionelles Rechnungsprogramm wie lexoffice oder sevdesk üblich. Gängige Software bringt dabei neben rechtssicheren Vorlagen auch den Vorteil der Automatisierung serienmäßig mit. Das spart dem Unternehmen Zeit und somit auch Geld. Einen guten Überblick der Software-Optionen in verschiedenen Preislagen von kostenlos bis Premium gibt es hier und hier. Natürlich gibts auch kostenlose Rechnungsvorlagen im Netz - allerdings sollte man stets einen Blick auf den Anbieter werfen, um sich nicht im Zweifelsfall einen Virus oder ein Abo durch eine Hintertür in den Betrieb zu holen.

Was gehört alles in eine Rechnung?

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (nach UStG)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift"
Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wie muss eine "fortlaufende Rechnungsnummer" aussehen?

Gerade beim händischen Erstellen der Rechnung ist die Frage nach der "fortlaufenden Rechnungsnummer" ein Klassiker. Software-Lösungen bieten hier bereits die richtige Vorlage. Wichtige Grundlage: Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Alles andere wäre ein Fehler und kann unangenehme Fragen bei der Betriebsprüfung nach sich ziehen (s.o.). Dennoch ist laut Abschnitt 14.5. Abs.10 UStAE eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend. Beim Schreiben der Rechnung ist trotzdem zu beachten, dass ein Bruch der fortlaufenden Systematik nachvollziehbar erklärt werden kann, um nicht den Eindruck der Willkür zu erzeugen. Auch Buchstaben dürfen innerhalb der Systematik verwendet werden. Sogenannte Nummernkreise können überdies als zusätzliche Zuordnungskriterien für zeitliche, geografische oder organisatorische Kennungen verwendet werden.

Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Unternehmer, Selbständige und Kleinunternehmer müssen die von ihnen ausgestellten Rechnungen für den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtiger Hinweis hierzu: Sollten Sie Rechnungen auf Thermopapier erhalten haben, müssen diese rechtzeitig kopiert beziehungsweise als digitales Dokument erstellt werden, um die Voraussetzung der Lesbarkeit innerhalb der 10-Jahresfrist zu erfüllen. Denn: Was nicht lesbar ist, kann auch nicht geprüft werden.

Rechnung verkaufen: Mit Factoring auf der sicheren Seite

Auch wenn Sie Rechnungen schreiben, die im Sinne der Rechnungsstellung vollkommen korrekt sind, kann es doch einige Zeit dauern, bis Ihr Kunde bezahlt. Falls er nicht sogar zahlungsunfähig ist und auch das Schreiben und Versenden einer Mahnung nicht den erhofften Zahlungseingang bringt.

Ein probates Mittel ist es daher, die Rechnungen zu verkaufen, was viele Unternehmen dazu nutzen, ihren Kunden eine längere Zahlungsfreist einzuräumen. Mit einem Factoring-Vertrag sind für dieses Szenario bestens aufgestellt, denn in diesem Fall greift der serienmäßige Ausfallschutz eines echten Factorings. Und: Schon beim Schreiben der Rechnung können Sie sich über einen sofortigen Zahlungseingang und neue Liquidität freuen. 

Modernes Forderungsmanagement für jede Anforderung

Gerade in den vergangenen Jahren hat sich Factoring als modernes und effektives Finanzierungswerkzeug in vielen Branchen und für jede Unternehmensgröße - vom Selbständigen über den Kleinunternehmer bis zum Konzern - durchgesetzt. Dementsprechend gibt es auch für jede offene Rechnung das richtige Factoring-Produkt, bis hin zum ausgewachsenen Full-Service-Factoring mit allen Vorteilen dieser Finanzdienstleistung. Ein ausgelagertes Forderungsmanagement ist dabei nur ein Service, den Sie mit Factoring erhalten. Die Sicherheit von verlässlich eingehender Zahlung ist dabei sicherlich der wertvollste Benefit. Auch für Sie?