Debitor, Debitoren-Buchhaltung & -Management: Bedeutung und Vorteile für Unternehmen
Der Artikel klärt die Rolle des Debitors und Debitorenmangements und zeigt Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Factorings für Ihre Unternehmensfinanzierung auf.
Was ist ein Debitor (Definition)?
Der Begriff Debitor ist eine andere Bezeichnung für Schuldner aus Lieferungen und Leistungen, für die natürliche Personen, Unternehmen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts in Frage kommen. Eine natürliche Person ist beispielsweise ein Kunde, der Ware auf Rechnung erhalten hat. Zum Debitoren wird diese Person, wenn sie die Rechnung noch nicht bezahlt hat.
Unterschied Debitor und Kreditor
Der Gegenspieler zum Debitor ist der Kreditor. Er hat gegenüber dem Erstgenannten eine ausstehende Forderung für eine bereits erbrachte Leistung. Auch umgekehrt funktioniert diese Definition: Bei bereits bezahlter Leistung wird der Leistungsgeber zum Debitor, denn die schon bezahlte Leistung wurde noch nicht erbracht.
Der Begriff funktioniert also in beide Richtungen. Der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren ist lediglich die Tatsache, wer der anderen Seite eine Leistung schuldet und wer sie erwartet. Leistung kann hierbei als Dienstleistung, Produkt oder Geldwert verstanden werden.
Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung gehört zur Finanzbuchhaltung. Dort werden Konten für die Debitoren eingerichtet. Diese verraten, wer dem Unternehmen wie viel schuldet. Debitorenkonten gehören zu den Buchhaltungskonten. Diese Konten bilden gesammelt ein sogenanntes Nebenbuch. Es wird zwischen Debitorenkonten und Debitorengruppen differenziert. Erstgenannte werden für jeden einzelnen Schuldner angelegt. Werden mehrere Schuldner auf ein Konto gebucht, nennt man das Debitorengruppe.
Welche Aufgaben umfasst die Debitorenbuchhaltung?
Die Aufgaben sind vielseitig: von der Verbuchung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen über deren Fälligkeitsüberwachung bis hin zum Zahlungseingang. Außerdem fallen auch das außergerichtliche oder gerichtliche Mahnwesen, sowie das Inkasso in das Aufgabengebiet der Debitorenbuchhalter.
Grob lassen sich die wichtigsten Aufgabengebiete jedoch in folgende Bereiche aufteilen:
- Forderungsmanagement
Alle Debitorenkonten werden verwaltet und auf fällige Zahlungen sowie Überzahlungen von Kunden überprüft. Im Forderungsmanagement wird das Zahlungsziel in regelmäßigen Abständen kontrolliert und gegebenenfalls das Mahnwesen eingeschaltet, sollten ausstehende Zahlungen auch nach wiederholtem Prüfen nicht beglichen werden.
- Mahnwesen
Sollte nach Fälligkeit und mehreren Mahnschritten die offene Forderung nicht begleichen sein, wird das Mahnwesen hinzugezogen. Hier wird entschieden, ob man die Außenstände zunächst mittels eines außergerichtlichen Mahnwesens versucht einzuholen und damit die Geschäftsbeziehungen zu den jeweiligen Kunden schont, oder nach weiteren Versuchen ein gerichtliches Mahnwesen einleitet. Die Anzahl der Mahnschritte und den Verlauf bestimmt dabei jedes Unternehmen selbst.
- Informationsmanagement
Die Informationen über die Schuldner und deren Zahlungen haben letztlich auch Bedeutung für die Liquidität und die zukünftigen Investitionen eines Unternehmens. Existieren regelmäßig offene Posten für bereits gelieferte Ware, kann das auf seine finanzielle Situation, eine schlechte Bonität oder gar bevorstehende Insolvenz schließen lassen. Daher sind die hier gesammelten Informationen für die weitere Unternehmensplanung unentbehrlich. Die Debitorenbuchhaltung liefert die ermittelten Zahlen und Fakten an die Führungsebene und schafft damit eine verlässliche Grundlage für kommende strategische Entscheidungen.
- Debitoren-Scoring
Die in der Buchhaltung gewonnenen Informationen zum Zahlungsverhalten der Kunden können aber noch weiter genutzt werden. So können nach deren Auswertung Aussagen über die Zahlungsmoral, die Bonität und die künftige Zahlungszuverlässigkeit oder mögliche Zahlungsausfälle der Kunden getroffen werden. Bestehen schon länger Auffälligkeiten durch offene Posten, kann hier das eigene Unternehmen und dessen Liquidität rechtzeitig geschützt werden. Das sogenannte Scoring schätzt also die Zahlungsfähigkeit und das individuelle Risiko eines Zahlungsausfalls ein.
Was machen Debitorenbuchhalter?
Debitorenbuchhalter haben neben dem Verwalten der Konten weitere Aufgaben:
- Rechnungserstellung
- Kontierung und Buchung von Zahlungseingängen
- Überwachung und Klärung offener Posten
- Mitarbeit bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
Größere Unternehmen beschäftigen aufgrund dieser Fülle an Aufträgen meist eigene Debitorenbuchhalter.
Unterschied Debitorenbuchhaltung & Kreditorenbuchhaltung
So wie Debitoren das Gegenteil zu Kreditoren sind, verhält es sich auch mit der Debitorenbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung.
Kreditoren sind externe Lieferanten oder Anbieter von Dienstleistungen, die ein Unternehmen selbst bezieht. Dementsprechend beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Schulden eines Unternehmens. Genauer gesagt gehören zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung unter anderem die Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen und die Zahlung von Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren.
Was ist das Debitorenmanagement?
Die Übernahme des Debitorenmanagements gehört zum Service des Factors für seinen Factoring-Kunden. Dazu gehören sowohl die Debitorenbuchhaltung (Buchung von Rechnungen, Reklamationen, Gutschriften etc.) als auch das Mahn- und Inkassowesen. Beim echten Factoring wird außerdem regelmäßig die Bonität der Debitoren überprüft, um Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und die Liquidität des Unternehmens jederzeit zu wahren.
Was ist das Debitorenlimit?
Das Debitorenlimit ist der Höchstbetrag, bis zu dem der Factor das Ausfallrisiko für einen Kunden übernimmt (siehe dazu auch Delkredere). Der Factor setzt ein Limit fest, bis zu dem Forderungen eines bestimmten Abnehmers (bzw. Schuldners/Debitors) angekauft werden. Forderungen eines Abnehmers, die das Limit überschreiten, werden vom Factor treuhänderisch verwaltet. Die Prüfung des Limits erfolgt auf Antrag des Factoring-Kunden. Das Debitorenlimit wird auf der Basis bank- und kreditversicherungsüblicher Kriterien festgelegt.
