Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Dieser befasst sich mit der Erfassung und Verwaltung von Forderungen und laufenden Geschäftsvorfällen sowie mit dem Managen von Debitoren. Der Begriff Debitor beschreibt einen Kunden, der einen Service oder ein Produkt bei einem Unternehmen kauft. Der Kunde empfängt nach Erhalt der Ware eine Rechnung mit einem zukünftigen Fälligkeitsdatum. Dieser offene Betrag wird als Forderung bezeichnet und auf Debitorenkonten verbucht und analysiert.

Beim Factoring besteht die Debitorenbuchhaltung aus der Überwachung und Buchung der eingehenden Zahlungen, die ein Factoring-Kunde von seinen Debitoren erwartet.

Dieser Teil der Buchhaltung ist weit mehr als eine rein dokumentarische Aufgabe, denn die aus der Debitorenbuchhaltung resultierenden Informationen werden erfasst und analysiert. So kann mit Hilfe des Debitorenmanagements eine offene Posten Liste erstellt werden, die für die strategische Planung des Unternehmens, sowie zur Sicherung der Liquidität von hoher Bedeutung ist.

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Was ist ein Debitorenkonto?

In der Finanzbuchhaltung werden alle Forderungen auf Kontokorrentkonten beziehungsweise Debitorenkonten verwaltet. Die einzelnen Positionen stellen aus Sicht des Unternehmens dabei ein Guthaben dar. Debitorenkonten geben Aufschluss über offene und bezahlte Rechnungen und die jeweiligen Kunden dahinter. Debitorenkonten zählen in der Buchhaltung als Nebenbuch und können entweder für jeden Kunden separat angelegt oder aus mehreren Debitoren zusammen als Debitorengruppe erfasst werden. 


Welche Aufgaben umfasst die Debitorenbuchhaltung?

Der Debitorenbuchhaltung unterliegen vielseitige Aufgaben – von der Verbuchung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen über deren Fälligkeitsüberwachung bis hin zum Zahlungseingang. Außerdem fallen auch das außergerichtliche oder gerichtliche Mahnwesen, sowie das Inkasso in das Aufgabengebiet der Debitorenbuchhalter.

Grob lassen sich die wichtigsten Aufgaben jedoch in folgende Bereiche aufteilen.  

  • Forderungsmanagement

Alle Debitorenkonten werden verwaltet und auf fällige Zahlungen sowie Überzahlungen von Kunden überprüft. Im Forderungsmanagement wird das Zahlungsziel in regelmäßigen Abständen kontrolliert und gegebenenfalls das Mahnwesen eingeschaltet, sollten ausstehende Zahlungen auch nach wiederholtem Prüfen nicht beglichen werden. 

  • Mahnwesen

Sollte ein Debitor auch nach Fälligkeit und mehreren Mahnschritten seine offenen Forderungen nicht begleichen, wird das Mahnwesen hinzugezogen. Hier wird entschieden, ob man die Außenstände zunächst mittels eines außergerichtlichen Mahnwesens versucht einzuholen und damit die Geschäftsbeziehungen zu den jeweiligen Kunden schont, oder nach weiteren Versuchen ein gerichtliches Mahnwesen einleitet. Die Anzahl der Mahnschritte und den Verlauf bestimmt dabei jedes Unternehmen selbst. 

  • Informationsmanagement

Die Informationen über die Schuldner und deren Zahlungen haben letztlich auch Bedeutung für die Liquidität und die zukünftigen Investitionen eines Unternehmens. Hat ein Debitor regelmäßig offene Posten für bereits gelieferte Ware, kann das auf seine finanzielle Situation, eine schlechte Bonität oder gar bevorstehende Insolvenz schließen lassen. Daher sind die hier gesammelten Informationen für die weitere Unternehmensplanung unentbehrlich. Die Debitorenbuchhaltung liefert die ermittelten Zahlen und Fakten an die Führungsebene und schafft damit eine verlässliche Grundlage für kommende strategische Entscheidungen. 

  • Debitoren Scoring

Die in der Buchhaltung gewonnenen Informationen zum Zahlungsverhalten der Kunden können aber noch weiter genutzt werden. So können nach deren Auswertung Aussagen über die Zahlungsmoral, die Bonität und die künftige Zahlungszuverlässigkeit oder mögliche Zahlungsausfälle der Kunden getroffen werden. Ist ein Debitor schon länger durch offene Posten auffällig, kann hier das eigene Unternehmen und dessen Liquidität rechtzeitig geschützt werden. Das sogenannte Scoring schätzt also die Zahlungsfähigkeit und das individuelle Risiko eines Zahlungsausfalls ein.  


Was machen Debitorenbuchhalter?

In der Debitorenbuchhaltung gibt es für Debitorenbuchhalter neben dem Verwalten der Konten weitere Aufgaben. 

  • Rechnungserstellung 
  • Kontierung und Buchung von Zahlungseingängen 
  • Überwachung und Klärung offener Posten 
  • Mitarbeit bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen

Größere Unternehmen beschäftigen aufgrund dieser Fülle an Aufträgen meist eigene Debitorenbuchhalter. 


Debitorenbuchhaltung & Kreditorenbuchhaltung

So wie Debitoren das Gegenteil zu Kreditoren sind, verhält es sich auch mit der Debitorenbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung.

Kreditoren sind externe Lieferanten oder Anbieter von Dienstleistungen, die ein Unternehmen selbst bezieht. Dementsprechend beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Schulden eines Unternehmens. Genauer gesagt gehören zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung unter anderem die Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen und die Zahlung von Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren.

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