E-Rechnung – Definition, Formate und Pflicht zur E-Rechnungsstellung ab 2025
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die ohne Papier und vollständig digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und Fehler reduzieren, da die manuelle Eingabe entfällt. Ab dem Jahr 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht, die Unternehmen verpflichtet, bei der Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen und auch im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umzusteigen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat vorliegt, sodass sie automatisiert verarbeitet werden kann. Sie enthält alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form und entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, welche die Standards für E-Rechnungen festlegt. Im Unterschied zu einem einfachen PDF-Dokument ermöglicht die E-Rechnung eine automatische Erfassung und Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Formate der E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
Für die elektronische Rechnungsstellung stehen in Deutschland vor allem zwei Formate zur Verfügung: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur und Anwendung:
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieses Format kombiniert maschinenlesbare Daten und ein visuelles PDF, sodass die Rechnung sowohl automatisch verarbeitet als auch als lesbares Dokument gespeichert werden kann. Das ZUGFeRD-Format ist besonders flexibel und wird häufig in Deutschland und anderen EU-Ländern genutzt. Es bietet Vorteile für Unternehmen, die eine hybride Lösung bevorzugen.
- XRechnung: Die XRechnung ist ein standardisiertes Datenformat, das speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Die XRechnung entspricht den Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes und ist maschinenlesbar, jedoch ohne visuelles PDF. Ab 2025 wird das XRechnung-Format verpflichtend für den öffentlichen Sektor, was für Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen arbeiten, eine Anpassung notwendig macht.
Gesetzliche Grundlage und E-Rechnungspflicht
Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine Harmonisierung der Rechnungsformate im öffentlichen Sektor fordert. Deutschland hat diese Vorgaben mit dem E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt, und seit 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in vielen Kontexten verpflichtend. Im reinen B2B-Geschäft gibt es eine Übergangsfrist, aber zumindest der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen muss seit 2025 gewährleistet sein. Weitere Ausnahmen existieren für Kleinunternehmer.
Ziel der Regulierung ist es, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Mittelfristig wird auch der Versand von Rechnungen im B2B-Bereich zur E-Rechnungspflicht hinzukommen, um die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Zeitersparnis und Effizienz: Da die E-Rechnung automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet wird, entfällt die manuelle Dateneingabe, was Zeit und Kosten spart.
- Fehlerreduktion: Durch die standardisierte Struktur sinkt die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern, die bei manuellen Prozessen entstehen können.
- Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier und physische Speicherung reduziert den Ressourcenverbrauch.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Rechnungen werden digital erfasst, archiviert und sind leicht zugänglich, was die Nachverfolgung und das Forderungsmanagement erleichtert.
In welchem Format müssen Unternehmen E-Rechnungen erstellen?
Unternehmen können je nach Geschäftsbeziehung das passende Format wählen, sollten jedoch die gesetzlichen Vorgaben beachten. Für den öffentlichen Sektor ist seit 2025 die XRechnung Pflicht. Im B2B-Bereich hingegen können Unternehmen weiterhin flexibel zwischen verschiedenen Formaten wählen, etwa ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Absprache mit dem Kunden.
Für die E-Rechnungserstellung ist eine passende Softwarelösung hilfreich, welche die Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen sicherstellt und eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse ermöglicht. Die Auswahl der Software sollte darauf ausgerichtet sein, die Rechnung sowohl im maschinenlesbaren als auch im optional visuellen Format zu erstellen und zu übermitteln.
Anforderungen an die E-Rechnung
Eine korrekte E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die Sie auch einhalten müssen, wenn Sie eine klassische Rechnung schreiben. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung sowie Betrag und Umsatzsteuer
- Formatangaben je nach gewähltem Standard, also ZUGFeRD oder XRechnung
Fazit: Zukunft der E-Rechnung im Geschäftsverkehr
Die E-Rechnung wird zunehmend zur Standardlösung im Rechnungswesen, und seit 2025 wird sie in vielen Bereichen verwendet. Besonders im B2B-Bereich und bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor bietet die E-Rechnung Vorteile wie effizientere Prozesse, Kosteneinsparungen und erhöhte Datensicherheit.
Die Formate ZUGFeRD und XRechnung bieten unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung, und Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welches Format für ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Mit der richtigen Software und einer angepassten Strategie zur E-Rechnungserstellung können Unternehmen die Umstellung auf digitale Rechnungen optimal umsetzen und ihre Abläufe nachhaltig verbessern.
