Gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten kann der Verzug von Zahlungseingängen durch Kunden der erste Schritt in eine ernste Schieflage sein. Wer richtig mahnen will, sollte schon bei der ersten Mahnung ein paar wichtige Faktoren beachten - oder das ganze Debitorenmanagement im Zuge eines Factoring-Vertrags auslagern. Hier der Überblick zum richtigen Mahnen!
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Säumige Kunden richtig mahnen: So funktioniert's
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Mahnung: So kommen Sie an Ihr Geld
Wenn eine Forderung Ihre Fälligkeit überschritten hat und der Kunde in Verzug gerät, kommt es im Geschäftsalltag zur ersten Mahnung. Gerade in angespannten wirtschaftlichen Situationen oder Geschäftsbeziehungen taucht dann gerne die Frage auf, was eine Mahnung enthalten muss, damit sie rechtssicher ist. Die Antwort ist recht einfach: Die Mahnung ist an keine Form gebunden - sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Übrigens: Vor der ersten Mahnung steht auch die Prüfung der eigenen Rechnung an. Sie sollten sicherstellen, ob diese wirklich versandt wurde, tatsächlich fällig und zudem juristisch prüffähig ist. Für Letzteres fordert das BGB, dass die Rechnung eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Natürlich sollte dies allerdings in einem seriösen Unternehmen obligatorisch sein. Kurzum: Ist dies alles der Fall, können Sie mahnen und weitere Schritte in Betracht ziehen, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen und an Ihr Geld zu kommen.
Erste Mahnung: Freundlich erinnern
Zu Beginn eines außergerichtlichen Mahnverfahrens hat sich eine freundliche Zahlungserinnerung als erste Mahnung an den säumigen Schuldner bewährt. Ob Sie hier bereits Verzugszinsen ansetzen, ist vom individuellen Fall abhängig. Die Verzugszinsen sind dabei der sogenannte Mindestschaden, der geltend gemacht werden kann. Folgende Bestandteile sind dabei wichtige Bestandteile Ihres Schreibens an den Schuldner:
- Name & Anschrift vonGläubiger& Schuldner
- Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Mahnung
- Rechnungs- und Lieferscheinnummer
- Höhe der ausstehenden Zahlung
- Konkretes Datum der Fälligkeit der ursprünglichen Forderung
- Gegebenenfalls die Höhe der Verzugszinsen
Dritte Mahnung: Genug ist genug
Sollte sowohl die Frist der freundlichen Zahlungsaufforderung als auch der zweiten Mahnung ohne Zahlungseingang verstreichen, steht dem Kunden mit der letzten Mahnung auch eine letzte Frist ins Haus. Danach ist das gerichtliche Mahnverfahren und vielleicht der Gang zu einem Inkasso-Unternehmen notwendig. Und genau dies sollte man dann auch zum Ausdruck bringen, um Missverständnisse auszuschließen. Denn: Wenn die ersten beiden Schreiben ohne Reaktion blieben, dürfen Sie davon ausgehen, dass hier in aller Regel Absicht vorliegt. Dementsprechend darf die letzte Mahnung auch den Hinweis enthalten, dass weitere Kosten zulasten des Kunden gehen.
