Verzug macht klug: Säumige Kunden richtig mahnen

Lesezeit: 4 Min

Liquidität ist die Lebensader jedes Unternehmens. Und gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten kann der Verzug von Zahlungseingängen durch Kunden der erste Schritt in eine ernste Schieflage sein. Schon zu Beginn des Verzugs die richtige Mahnung zu schreiben, kann dann Zeit und Geld sparen, besonders wenn es mit dem Schuldner ins gerichtliche Mahnverfahren geht. Heißt: Wer richtig mahnen will, sollte schon bei der ersten Mahnung ein paar wichtige Faktoren beachten - oder das ganze Debitorenmanagement im Zuge eines Factoring-Vertrags auslagern. Hier der Überblick zum richtigen Mahnen!

Mahnung: So kommen Sie an Ihr Geld

Wenn eine Forderung Ihre Fälligkeit überschritten hat und der Kunde in Verzug gerät, kommt es im Geschäftsalltag zur ersten Mahnung. Gerade in angespannten wirtschaftlichen Situationen oder Geschäftsbeziehungen taucht dann gerne die Frage auf, was eine Mahnung enthalten muss, damit sie rechtssicher ist. Die Antwort ist recht einfach: Die Mahnung ist an keine Form gebunden - sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Übrigens: Vor der ersten Mahnung steht auch die Prüfung der eigenen Rechnung an. Sie sollten sicherstellen, ob diese wirklich versandt wurde, tatsächlich fällig und zudem juristisch prüffähig ist. Für Letzteres fordert das BGB, dass die Rechnung eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Natürlich sollte dies allerdings in einem seriösen Unternehmen obligatorisch sein. Kurzum: Ist dies alles der Fall, können Sie mahnen und weitere Schritte in Betracht ziehen, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen und an Ihr Geld zu kommen.

Richtig mahnen: Wann ist eine Forderung fällig und wie oft muss man mahnen?

Der Verzug einer offenen Forderung tritt ein, wenn deren Fälligkeit überschritten ist. Die Fälligkeit hingegen ergibt sich aus den vertraglichen Vereinbarungen oder den vom Schuldner akzeptierten allgemeinen Geschäftsbedingungen. Grundsätzlich gilt überdies, dass nur eine Mahnung ausreicht, um einen gerichtlichen Mahnbescheid für eine fällige Forderung zu erwirken. Allerdings hat sich im Geschäftsalltag ein dreistufiges Mahnverfahren eingebürgert, das die Beziehung zum Kunden nicht über Gebühr belastet. Tipp: Vorlagen und weitere Infos gibt es hier. Zu Ihrem Schriftverkehr bieten sich dann folgende Schritte an:

Erste Mahnung: Freundlich erinnern

Zu Beginn eines außergerichtlichen Mahnverfahrens hat sich eine freundliche Zahlungserinnerung als erste Mahnung an den säumigen Schuldner bewährt. Ob Sie hier bereits Verzugszinsen ansetzen, ist vom individuellen Fall abhängig. Die Verzugszinsen sind dabei der sogenannte Mindestschaden, der geltend gemacht werden kann. Folgende Bestandteile sind dabei wichtige Bestandteile Ihres Schreibens an den Schuldner:

Name & Anschrift von Gläubiger & Schuldner
Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Mahnung
Rechnungs- und Lieferscheinnummer
Höhe der ausstehenden Zahlung
Konkretes Datum der Fälligkeit der ursprünglichen Forderung
Gegebenenfalls die Höhe der Verzugszinsen

Zweite Mahnung: Nachdrücklich werden

Als Folgeschreiben der ersten Zahlungserinnerung ist die zweite Mahnung bereits etwas deutlicher im Ton. Inhalt: Setzen Sie eine neue Zahlungsziel - üblich sind hier 10 Tage - und kündigen Sie gegebenenfalls bereits rechtliche Schritte an.

Dritte Mahnung: Genug ist genug

Sollte sowohl die Frist der freundlichen Zahlungsaufforderung als auch der zweiten Mahnung ohne Zahlungseingang verstreichen, steht dem Kunden mit der letzten Mahnung auch eine letzte Frist ins Haus. Danach ist das gerichtliche Mahnverfahren und vielleicht der Gang zu einem Inkasso-Unternehmen notwendig. Und genau dies sollte man dann auch zum Ausdruck bringen, um Missverständnisse auszuschließen. Denn: Wenn die ersten beiden Schreiben ohne Reaktion blieben, dürfen Sie davon ausgehen, dass hier in aller Regel Absicht vorliegt. Dementsprechend darf die letzte Mahnung auch den Hinweis enthalten, dass weitere Kosten zulasten des Kunden gehen.

Frei Haus: Liquidität und professionelles Debitorenmanagement mit Factoring

Wenn Sie sich den Aufwand von Mahnungen und gerichtlichen Mahnverfahren sparen möchten, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Dienstleister an. Dabei übertragen Sie Ihre offenen Forderungen schon vor deren Fälligkeit an einen Dienstleister wie abcfinance und profitieren von sofortiger Liquidität und Ausfallschutz. Die Einholung der Forderung bei dem Schuldner ist damit nicht mehr auf Ihrer Aufgabenliste und Sie erhalten neue Ressourcen für Ihr Kerngeschäft. Also nie mehr mahnen! Nie mehr hinterhertelefonieren! Kein ewiges Warten und nachhalten des Zahlungseingangs! Das Beste: Mit abcfinance profitieren Sie von der gesamten Bandbreite der Factoring-Möglichkeiten und über 45 Jahren Erfahrung. Vom individuellen Factoring für mittelständische Unternehmen bis zum Freelancer sind hier alle Unternehmer bestens aufgehoben. Tipp: Noch heute anfragen - es lohnt sich.