Viele Unternehmen führen das Fahrtenbuch für ihre Firmenwagen nach wie vor als klassisches, zerfleddertes Notizheft, das einzig für das Finanzamt die privaten Fahrten von den geschäftlichen trennt. Darin wird Fahrt für Fahrt akribisch verbucht, um dann über den Umweg des Steuerberaters im Falle einer Buchprüfung vor den frohlockenden Augen eines Finanzbeamten seiner endgültigen Bestimmung zugeführt zu werden. Was viele noch nicht wissen: Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs vereinfacht die Dokumentation für das Finanzamt ganz wesentlich. Hier der Überblick!
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Elektronisches Fahrtenbuch - Praktischer Helfer für den Firmenwagen
Lesezeit: 4 Min
Fahrtenbuch: Wann, wie und warum?
In den Grundzügen ist es eigentlich ganz einfach: Wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrzeug neben den betrieblichen Fahrten auch für private Zwecke überlässt, stellt dies für das Finanzamt steuerlich einen geldwerten Vorteil dar. Dies gilt im Übrigen auch für Selbstständige und Freiberufler, die sich das Fahrzeug sozusagen selbst überlassen. Um diesen geldwerten Vorteil für die Überlassung des Fahrzeugs steuerlich zu berechnen, gibt es zwei Bewertungsmethoden.
1. Ein-Prozent-Regelung als pauschale Nutzungswertermittlung: Hierbei wird die Privatnutzung des Dienstwagens monatlich mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung bewertet. Die tatsächlichen Anschaffungskosten sind unerheblich. Wichtig: Für E-Autos gilt ein anderer Wert. Mehr dazu hier.
2. Einzelnachweis mit dem Führen eines Fahrtenbuchs: Bei geringerer Privatnutzung, gebrauchten oder sehr teuren (Bruttolistenneupreis) Fahrzeugen kann ein Fahrtenbuch der Königsweg zu veritablen Steuerersparnissen gegenüber der Ein-Prozent-Methode sein. Die praktische Alternative ist hier ein sogenanntes elektronisches Fahrtenbuch, das Fahrt für Fahrt mit dem exakten Kilometerstand für das Finanzamt aufzeichnet.
Elektronisches Fahrtenbuch: Welche Systeme gibt es?
Wer auf ein elektronisches Fahrtenbuch zum Beispiel für seine Leasing-Flotte umstellen und damit im Zweifelsfall Steuern und Nerven sparen will, hat im Grunde die Auswahl zwischen drei Systemen:
1. Eine Fahrtenbuch-App, die die einzelnen Fahrten und Daten mit dem GPS des Smartphones erfasst. Hier gibt es in den App-Stores der verschiedenen Systeme (IOS, Android und Co) die unterschiedlichsten Angebote. Die Anforderungen des Finanzamts bezüglich privater Fahrten und dem Kilometerstand werden hier nicht immer erfüllt. Hier sollte man genau hinsehen und im Zweifelsfall eine der anderen Lösungen vorziehen. Drei Tipps gibt es hier.
2. Fest im Fahrzeug verbaute Geräte, die jede Fahrt und den Kilometerstand verlässlich aufzeichnen. Dies lässt auch mehrere Fahrer zu.
3. Systeme, die über die OBD2-Schnittstelle (On-Board-Diagnose) mit dem Fahrzeug verbunden sind. Auch hier können mehrere Fahrer das Fahrzeug benutzen und die Anforderungen an die Aufzeichnung der Fahrten werden ordnungsgemäß erfüllt. Vergleichstests für Lösung 2 & 3 gibt es hier und hier.
Alles für das Finanzamt: Das muss das Fahrtenbuch können!
Vor der Entscheidung für eins der Systeme sollte abgeklärt werden, ob das elektronische Fahrtenbuch in dieser konkreten Form vom Finanzamt akzeptiert wird. Die wichtigste Eigenschaft ist dabei die GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Für ein Fahrtenbuch setzt dies Folgendes voraus:
- Die Daten werden aus dem Fahrzeug gewonnen.
- Die Dokumentation kann nicht manipuliert werden.
- Die Erfassung und Auswertung ist rechtssicher.
- Die Aufzeichnung erfolgt lückenlos.
Vorteil Fahrtenbuch: Genau rechnen lohnt sich!
Ein Fahrtenbuch für die Fahrt mit dem Firmenwagen zu führen, kann sich lohnen. Denn: Die Ein-Prozent-Regelung ist zwar einfacher - sie ist aber nicht für jeden Fall der kostengünstigste Weg. Bei teuren Autos und wenig Privatfahrten ist sie analog zum Bruttolistenpreis zu teuer - bei Gebrauchtwagen ebenso. Soll die private Fahrt mit dem Dienstwagen also nachhaltig zum Vergnügen werden, ist der Dienstwagenrechner vom Handelsblatt ein guter Einstieg. Im Zweifelsfall ist auch der Anruf beim Steuerberater sinnvoll.
Doppelt sinnvoll: Leasing und Fahrtenbuch
Der Dienstwagen ist insbesondere als Leasing-Fahrzeug steuerlich äußerst attraktiv. Wer hier von Abschreibung der Leasing-Raten, Schonung der Liquidität und verlässlicher Technik profitiert, sollte das Geld nicht durch die falsche Methode wider aus dem Fenster werfen und im Zweifelsfall lieber ein Fahrtenbuch führen. Mit langjähriger Erfahrung sind die Experten der abcfinance übrigens genau der richtige Ansprechpartner, wenn es um die Vorteile und Möglichkeiten von und mit Leasing geht. In diesem Sinne - sprechen Sie uns an: auf Ihre neuen Firmenwagen, Ihr neues Laptop oder eine neue Maschine. Es lohnt sich!
