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Digitalisierung im Unternehmen: Nützliche Tools entdecken

Die Digitalisierung ist Fluch und Segen zugleich: Einerseits eröffnet sie bisher ungeahnte Möglichkeiten den Geschäftsalltag zu erleichtern und ganze Geschäftszweige mit Prozessoptimierungen rentabel zu machen. Andererseits ist die schiere Masse an Angeboten oftmals schwer zu überblicken. Ständig kommen neue Tools hinzu und andere fallen weg oder gelten als überholt. Hier ein Überblick, der den Dschungel etwas lichtet und Sie bei der eigenen Suche nach neuen Potentialen inspirieren soll.

Digitalisierung in der Kommunikation und im Projektmanagement

Die betriebsinterne Kommunikation über WhatsApp gehört in vielen Unternehmen schon zum Alltag. In den berüchtigten „Gruppen“ werden News kommuniziert, Events organisiert und der Speiseplan der Kantine bereitgestellt. Hier lohnt sich ein Blick auf neuere Lösungen wie beispielsweise Slack mit einem größeren Funktionsumfang und einer besseren Fokussierung auf den Business-Aspekt. Für das Projektmanagement empfehlen sich neben dem Microsoft-Klassiker MS Project Alternativen wie Monday und Projectplace, wobei die meisten Programme aufgrund der Businessausrichtung mit Kosten verbunden sind. Freeware-Varianten wie Bitrix24 sind hingegen für eine begrenzte Nutzeranzahl kostenlos. Im Bereich der Datenspeicherung bzw. Datenbereitstellung sollte man sich hingegen – falls man es noch nicht gemacht hat – mit Cloud-Anbietern wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder SecureSafe auseinandersetzen. Wer sich hier einarbeitet, wird eine Fülle von Funktionen entdecken, die zum Beispiel das Arbeiten im Team wesentlich effektiver machen. Ebenfalls hilfreich: Team Viewer bietet sowohl eine Fernzugriff für Wartungen als auch einen Meeting-Modus zum Beispiel für Online-Präsentationen. Auch Videokonferenz-Software wie skype for business, GoTo-Meeting oder join.me erleichtern den Geschäftsalltag enorm und ersparen die eine oder andere zeitraubende Anfahrt. Mit Trello oder Podio ersparen sich Unternehmen auch eine Menge Zeit, denn unlesbare E-Mail-Ketten zwischen Kollegen und Chaos in Exceltabellen gehören damit der Vergangenheit an – zumindest, wenn die Programme konsequent eingesetzt werden. Beliebt in den USA: Wrike als Cloud-Lösung oder als App zur mobilen Nutzung. Hiermit lassen sich sowohl Projekte für Kunden, als auch interne Unternehmensorganisation wie HR-Management, Reisekosten oder Team Events abwickeln. Bei allen Lösungen gilt: Sinnvoll eingesetzt, ist eine Zeit- und Kostenersparnis garantiert.

Digitalisierung im Recruiting

Gerade in Zeiten des akuten Fachkräftemangels ist ein Recruiting auf der Höhe der Zeit der Königsweg zu mehr Erfolg. Die automatisierte Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Jobportalen durch die BewerberManagementSoftware ist in vielen Unternehmen schon Standard. Auch die Einbindung von Plattformen wie Xing, LinkedIn oder Experteer in das Recruiting sollten Unternehmen prüfen, wenn sie es noch nicht nutzen bzw. bewusst und aktiv steuern. Darüber hinaus gibt es spezielle Softwarelösungen, die noch mehr aus den Bemühungen herausholen können – zum Beispiel mit Berechnung der Wahrscheinlichkeit einer Wechselabsicht oder der Höhe der Fluktuation in einer bestimmten Branche. Eine eingehende Recherche entsprechender Angebote lohnt sich. Zurzeit sehr gefragt: Online-Assessments – also das Filtern von Bewerbern mit Online-Tools – sowie der Einsatz von Videotelefonie für Vorstellungsgespräche. Insbesondere in den USA finden immer mehr Vorstellungsgespräche im virtuellen Raum statt, da sich der Bewerbungsprozess durch moderne, internetbasierte Kommunikations- und Collaboration-Tools deutlich beschleunigen lässt.

Digitalisierung im Vertrieb

Der Einsatz moderner Softwarelösungen mit Anbindung an eine leistungsfähige IT bringt auch den Vertrieb in Schwung – denn durch intelligente Datenverarbeitung gehen weniger Leads verloren, die zuvor mühsam erarbeitet wurden. Ein professionelles Customer Relationship Management (CRM)Tool für die Kundendatenpflege sollte also mittlerweile Standard sein. Die lästige Suche nach den richtigen Dokumenten im Falle eines Kundenanrufs gehört damit der Vergangenheit an. Auch hier hilft eine Recherche, um die richtige Branchenlösung zu finden. Doch es geht noch mehr: Echobot kann beispielsweise durch den Einsatz moderner Machine-Learning-Verfahren automatisch potentielle Kunden vorschlagen und den richtigen Ansprechpartner gleich mitliefern. Zudem können Vertriebsmitarbeiter damit erkennen, wann der richtige Zeitpunkt zur Ansprache eines Kunden ist. Sehr effektiv also.

Digitalisierung von Kundenbefragungen

Bei der Produktentwicklung ist die Marktforschung (MaFo) seit längerem ein probates Mittel, um zielgerichtet für den reellen Markt zu produzieren. Was größere Unternehmen mit entsprechenden Dienstleistern bewerkstelligen, ist Dank der Digitalisierung auch im Mittelstand möglich. Mit Netigate stellen Unternehmen die richtigen Fragen und sammeln Antworten mit einem einfach zu bedienenden und leistungsstarken Umfragetool. SurveyMonkey ist eine webbasierte Fragebogen-Software für die einfache Meinungsumfrage bis zur gründlichen Marktforschung.

Möglichkeiten nutzen – Potentiale freilegen

Sie sehen: Für viele Prozesse eines Unternehmens gibt es digitale Hilfsmittel, die im täglichen Wettbewerb den entscheidenden Unterscheid ausmachen können. Natürlich gibt es auch hier Herausforderungen wie die Sicherheit von Kundendaten sowie verschiedene Kosten für Einkauf, Implementierung oder Rechtsprüfung zu bewältigen. Mit der richtigen IT-Infrastruktur werden dann aber aus diesen Tools leistungsstarke Werkzeuge für den Alltag. Haben Sie schon ein konkretes IT-Projekt im Auge? Dann sprechen Sie uns auf die finanzierungsseitigen Umsetzungsmöglichkeiten an – es lohnt sich!